ما هي المحاسبة ولماذا هي مهمة لعملك؟
تعريف بسيط لـ “المحاسبة”
المحاسبة هي الطريقة التي تسجل بها أعمالك ومعلوماتك المالية بطريقة منظمة يمكن فهمها .
يمكنك التفكير في المحاسبة كآلة كبيرة تضع فيها المعلومات المالية الخام – سجلات لجميع معاملاتك التجارية ، والضرائب ، والتوقعات ، وما إلى ذلك – والتي تبث بعد ذلك قصة سهلة الفهم حول الحالة المالية لعملك.
تخبرك المحاسبة ما إذا كنت تحقق ربحًا أم لا ، وما هو التدفق النقدي الخاص بك ، والقيمة الحالية لأصول الشركة والتزاماتها ، وأي أجزاء من عملك تحقق أرباحًا بالفعل.
المحاسبة ومسك الدفاتر
تتداخل المحاسبة ومسك الدفاتر في نواح كثيرة. يقول البعض إن مسك الدفاتر هو أحد جوانب المحاسبة. ولكن إذا كنت ترغب في تفكيكها ، يمكنك القول أن مسك الدفاتر هو الطريقة التي تسجل بها معاملاتك المالية وتصنفها ، بينما تستخدم المحاسبة تلك البيانات المالية بشكل جيد من خلال التحليل والاستراتيجية والتخطيط الضريبي.
دورة المحاسبة
تبدأ المحاسبة في اللحظة التي تنشئ فيها معاملة تجارية – أي نشاط أو حدث يتضمن أموال ضمن نشاطك التجاري – في دفتر الأستاذ لشركتك.
يًعد تسجيل المعاملات التجارية بهذه الطريقة جزءًا من مسك الدفاتر ، ويمثل مسك الدفاتر الخطوة الأولى لما يسميه المحاسبون “دورة المحاسبة”: وهي عملية مصممة لأخذ المعلومات المالية الخام وإصدار تقارير مالية دقيقة ومتسقة.
تتكون الدورة المحاسبية من ست خطوات رئيسية:
- تحليل وتسجيل المعاملات (النظر في الفواتير ، وكشوف الحسابات المصرفية ، وما إلى ذلك)
- ترحيل المعاملات إلى دفتر الأستاذ (وفقًا لقواعد محاسبة القيد المزدوج)
- قم بإعداد ميزان تجريبي غير معدل (يتضمن ذلك سرد جميع حسابات شركتك ومعرفة أرصدتها)
- قم بإعداد إدخالات التعديل في نهاية الفترة
- قم بإعداد ميزان المراجعة المعدل
- اعداد البيانات المالية
- تتم أتمتة معظم هذه القواعد والعمليات بواسطة برامج المحاسبة ، لذلك سنتخطى التفاصيل الدقيقة لدورة المحاسبة ونتحدث عن المنتج النهائي: البيانات المالية .
القوائم المالية
البيانات المالية هي تقارير تلخص أداء عملك من الناحية المالية.
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من البيانات المالية: الميزانية العمومية وبيان الدخل وبيان التدفق النقدي. معًا ، يخبرونك عن مكان أموال نشاطك التجاري وكيف وصلت إلى هناك.
لنفترض أنك مدرب كرة قدم مستقل تقدم فاتورة للعملاء مقابل دروس كرة القدم . يمكن أن تخبرك البيانات المالية بالاشهر الأكثر ربحًا لك ، ومقدار الأموال التي أنفقتها على التوريدات والمعدات التي تستخدمها ، والقيمة الإجمالية لنشاطك التجاري.
يمكن إنشاء البيانات المالية بسهولة إلى حد ما باستخدام برامج المحاسبة ، أو يمكنك الاستعانة بمحاسب يقوم بذلك نيابة عنك.
ما هي المحاسبة ولماذا هي مهمة لعملك؟
مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP)
تختلف كل شركة عن غيرها ، ولكن من أجل إجراء مقارنات مالية دقيقة بين الشركات ، نحتاج إلى لغة مشتركة لوصف كل منها. هذه هي مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP): سلسلة من المعايير والإجراءات التي يجب على المحاسبين في جميع الشركات الالتزام بها عند إعداد البيانات المالية.
تم وضع مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً من قبل هيئة غير حكومية تسمى مجلس معايير المحاسبة المالية ، ولا توجد قوانين تفرضها ، ولكن معظم المقرضين وشركاء الأعمال في الولايات المتحدة سيطلبون منك الالتزام بمبادئ المحاسبة المقبولة عموماً (إذا كنت في كندا ، فستحتاج إلى استخدام نظام مختلف يسمى المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية أو IFRS.)
أنواع المحاسبة المختلفة
– المحاسبة المالية
في كل عام ، ستُنشئ شركتك بيانات مالية يمكن للأشخاص خارج شركتك – مثل المستثمرين والمقرضين والوكالات الحكومية والمدققين والمشترين المحتملين وما إلى ذلك – استخدامها لمعرفة المزيد حول الصحة المالية لشركتك.
يسمى إعداد البيانات المالية السنوية للشركة بهذه الطريقة المحاسبة المالية.
– المحاسبة الإدارية
هذا النوع يشبه المحاسبة المالية ، مع استثناءين مهمين:
البيانات التي تنتجها المحاسبة الإدارية هي للاستخدام الداخلي فقط.
يتم إنشاؤها بشكل متكرر – غالبًا على أساس ربع سنوي أو شهري.
إذا نما عملك إلى النقطة التي تحتاج فيها إلى توظيف محاسب بدوام كامل ، فسيتم شغل معظم وقتهم من خلال المحاسبة الإدارية. ستدفع لهم مقابل إصدار تقارير تقدم تحديثات منتظمة حول الحالة المالية للشركة وتساعدك على تفسير هذه التقارير.
– محاسبة الضرائب
عندما يقدم لك محاسبك توصيات حول كيفية تحقيق أقصى استفادة من إقرارك الضريبي ، فهذه هي المحاسبة الضريبية.
يتم تنظيم المحاسبة الضريبية من قبل دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، وتتطلب مصلحة الضرائب الأمريكية قانونًا أن تلتزم المحاسبة الضريبية بقانون الإيرادات الداخلية (IRC).
تدور المحاسبة الضريبية حول التأكد من أنك لا تدفع ضرائب أكثر مما تطلبه مصلحة الضرائب الأمريكية منك قانونًا.
– حساب التكاليف
إنك تقوم بحساب التكاليف عندما تحاول معرفة كيفية زيادة الهامش الخاص بك ، أو تحديد ما إذا كان رفع الأسعار فكرة جيدة.
تتضمن محاسبة التكاليف تحليل جميع التكاليف المرتبطة بإنتاج المخرجات (سواء كان منتجًا ماديًا أو خدمة) من أجل اتخاذ قرارات أفضل بشأن التسعير والإنفاق والمخزون.
تتغذى محاسبة التكاليف على المحاسبة الإدارية ، لأن المديرين يستخدمون تقارير محاسبة التكاليف لاتخاذ قرارات عمل أفضل ، كما أنها تغذي المحاسبة المالية ، لأن بيانات حساب التكاليف غالبًا ما تكون مطلوبة عند تجميع الميزانية العمومية.
ما هي المحاسبة ولماذا هي مهمة لعملك؟
– محاسبة الائتمان
تتضمن محاسبة الائتمان تحليل جميع الفواتير والمطلوبات غير المدفوعة للشركة والتأكد من أن أموال الشركة ليست مقيدة باستمرار في دفع ثمنها.
يمكن أن تكون محاسبة الائتمان واحدة من أصعب أنواع المحاسبة ، لأنها عادة ما تتضمن إخبار شخص ما بشيء لا يريد سماعه (مثل أن يخبرك محاسبك أنه يجب عليك تقليل الاقتراض).
لماذا المحاسبة مهمة لشركتك الصغيرة
المحاسبة تساعدك على التخطيط للنمو
تبدأ كل رحلة رائعة بخريطة طريق ، عندما تخطط لنمو شركتك ، من الضروري تحديد الأهداف. كيف يجب أن تبدو أرباحك بعد عام من الآن؟ ماذا عن خمس سنوات؟
تتيح لك البيانات المالية تقييم مدى سرعة تطور عملك بشكل صحيح. بدون بيانات مالية دقيقة ، قد يكون من المغري الرجوع إلى مقاييس سهلة مثل “نمو المبيعات” ، والتي لا تمنحك الصورة المالية الكاملة.
هل زادت تكلفة البضائع المباعة؟ هل أهداف النمو الخاصة بك معقولة؟ بدون البيانات المالية ، لن يكون لديك إجابة موضوعية.
المحاسبة ضرورية لتأمين القرض
تُظهر البيانات المالية المُحدَّثة مكانة شركتك. إنها ضرورية إذا كنت ترغب في تمويل مشروعك الصغير بقرض.
على سبيل المثال ، افترض أنك تريد التقدم بطلب للحصول على قرض ستحتاج إلى تقديم ، في المتوسط ، ثلاث سنوات من البيانات المالية ، بالإضافة إلى توقعات التدفق النقدي لسنة واحدة. يكاد يكون من المستحيل تسليم أي من هذه إذا لم يكن لديك نظام محاسبة مطبق.
أنت بحاجة إلى المحاسبة للحصول على المستثمرين أو بيع عملك
قد لا تخطط لجذب المستثمرين أو بيع عملك الآن ، لكن من الجيد ترك خياراتك مفتوحة ، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي وضع نظام محاسبة مناسب في مكانه الآن.
يتوقع المستثمرون أو المشترون المحتملون سجلات محاسبية تثبت أن عملك مربح ويسير على طريق النمو، يجب توفير هذه السجلات من قبل CPA.
المحاسبة تساعدك في الحصول على أموال
عندما يدين لك أحد العملاء بالمال ، فإنه يظهر على أنه Accounts Receivable (الحسابات المستحقة) في ميزانيتك العمومية. يتم إعداد هذا إما عن طريق برنامج محاسبة أو محاسبك.
تخبرك الميزانية العمومية بالمقدار الذي دفعته بالفعل من AR خلال الشهر ، والمبلغ الذي لا يزال مستحقًا.
بالرجوع إلى ميزانيتك العمومية ، يمكنك تتبع مدى فعالية تحصيل المدفوعات. بعد ذلك ، يمكنك تنفيذ عمليات – مواعيد نهائية أكثر صعوبة للدفع ، أو متابعة أفضل مع العملاء – للتأكد من حصولك على الأموال التي كسبتها عندما تحتاج إليها.
المحاسبة تبقيك خارج السجن (أو على الأقل توفر لك الغرامات)
مع نمو عملك ، قد يكون من الصعب تتبع جميع التزامات إعداد تقارير المعلومات الضريبية. علاوة على ذلك ، إذا كانت هناك أخطاء في تقاريرك المالية ، فإنك تخاطر بالإبلاغ الخاطئ عن دخلك. يمكن لأي خطأ أن يهبط بك في الماء الساخن مع مصلحة الضرائب.
تمنحك المحاسبة القوية سجلات مالية كاملة ودقيقة ، مما يقلل من مخاطر انتهاك قوانين الضرائب. وعندما يكون لديك محاسب يقدم لك الضرائب ، يمكنك التأكد من أنها ستتم بدقة وفي الوقت المحدد.
تساعدك المحاسبة على دفع المبلغ الصحيح من الضرائب
إذا لم تدفع فاتورتك الضريبية بالكامل ، فستفرض عليك مصلحة الضرائب غرامة. لكنهم لن يمنحوك نجمة ذهبية اذا دفعت مبالغ اضافية بالخطأ .
يمكنك معرفة أنك تدفع الكثير من الضرائب إذا كان نشاطك التجاري يتلقى باستمرار مبالغ ضريبية كبيرة مستردة.
تذكر: استرداد الضرائب ليس شيئا مجانيًا من مصلحة الضرائب. إنها الأموال التي احتفظت بها الحكومة بينما كان بإمكانك استثمارها في عملك.
غالبًا ما تكون المبالغ المعادة نتيجة لمدفوعات ضريبية تقديرية ربع سنوية خاطئة. لحساب مدفوعات الضرائب ربع السنوية المقدرة بدقة ، تحتاج إلى توقع دخلك. يكاد يكون من المستحيل القيام بذلك بدون سجلات مالية دقيقة يتم إنتاجها من خلال محاسبة دقيقة.
ما الذي يفعله المحاسب
سيوفر لك المحاسب الماهر الوقت من خلال إبلاغك بالحالة المالية لشركتك دون تعقيدات أثناء توقع احتياجاتك المالية.
يمكنهم أيضًا تزويدك بالمعرفة والبصيرة التي لا يمكن الوصول إليها ببساطة لغير المحاسبين. أشياء مثل التخفيضات الضريبية التي لم تكن تعرف حتى أنك مؤهل لها ، والقواعد الضريبية التي لم تكن تعلم أنك تنتهكها ، وأفضل الممارسات التي تم انتقاؤها أثناء العمل في شركات أخرى في مجالك.
إذا كانت هذه هي الأشياء التي يمكن لعملك الاستفادة منها الآن ، فقد يكون الوقت قد حان لتعيين محاسب.
ما هي المحاسبة ولماذا هي مهمة لعملك؟
